在美国，在职证明（Certificate of Incumbency）是由公司（股份有限公司或有限责任公司）出具的官方文件，该文件会列明公司在职董事、高管或关键股东的姓名。在职证明指明了谁在公司中担任哪个职位，第三方通常用该证明去确认签字人的身份及是否有权代表公司进行具有法律约束力的交易。

在美国之外，在职证明也被叫做股东登记册，董事登记册或秘书登记册。但他们在本质上和在职证明提供的信息都是一样的。

任何与公司进行交易并需要确认交易人个人及公司信息的人都可以向公司索取在职证明。例如，当公司开设账户或开始任何重大交易时，银行、金融机构或律师可能会要求出示在职证明。主要目的是确保签字人可以代表公司签署文件。

通常，在职证明是由公司秘书签发的，通常加盖公司印章，并可由公证人公证。因为秘书是负责保存公司记录的高管，所以在职证明是公司的官方文件，第三方可以合理地依靠其准确性。

但是，在美国境外，银行可能要求在职证书应由注册代理而非公司本身签发，并应由公证人进行公证。对于加入《海牙公约》的国家，可能还需要对在职证明进行政府公证。

需要注意的是，每个州都有自己的政策。特拉华州作为外国投资者最受欢迎的州，在特拉华州的注册代理人可以出具在职证明。但是在某些州，注册代理商可能无权签发证明。更多详细信息，请向启源顾问咨询。